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¿Pueden las entidades públicas establecer restricciones horarias para la presentación de documentos virtuales en el marco de procedimientos administrativos?

John-André Flores Uribe

Abogado por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos y maestrando en Sociología por la Pontificia Universidad Católica del Perú. Actualmente es asociado del área de Competencia & Propiedad Intelectual de Benites, Vargas & Ugaz Abogados.


Sumilla: En el presente artículo se comenta la Resolución Nro. 222-2023/CEB-INDECOPI, mediante la cual la Comisión de Eliminación de Barreras Burocráticas del INDECOPI declaró barrera burocrática ilegal la limitación a un administrado de presentar un recurso de apelación de manera virtual únicamente en el horario institucional de atención al público, impuesta por el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental – OEFA.


INTRODUCCIÓN

Los terribles momentos que atravesó el país por la pandemia de COVID-19 en los años 2020 y 2021 parecieran quedar solo en nuestros recuerdos, opacados por la convulsión política y social que atravesamos desde el año pasado. Sin embargo, es imposible negar que la pandemia tuvo un impacto significativo en la sociedad, generando una serie de cambios que han transformado la forma en que vivimos y nos relacionamos.

Una de estas transformaciones consiste en nuestra relación con internet y otros mecanismos de comunicación a distancia, en los que la pandemia ha tenido impacto profundo. Ante la restricciones de movimiento y el distanciamiento social, la tecnología se convirtió en la clave para mantenernos comunicados, trabajar y estudiar; y, no solo eso, también abrió nuevas oportunidades y aceleró la digitalización en muchos aspectos de nuestras vidas. Con millones de personas en todo el mundo obligadas a quedarse en casa, las actividades cotidianas migraron rápidamente al ámbito digital. Por ejemplo, las reuniones de trabajo se trasladaron a plataformas de videoconferencia (como Zoom), las aulas se convirtieron en aulas virtuales, las compras en línea aumentaron considerablemente, entre otros. 

En ese sentido, como no podría ser de otra forma, en el campo jurídico, los trámites legales y administrativos se adaptaron al entorno digital, fortaleciendo los sistemas electrónicos que ya existían para la presentación de documentos, así como su implementación en entidades que no contaban con ello, agilizando los procedimientos y evitando desplazamientos físicos innecesarios.

Sin embargo, a diferencia de la mesa de partes física, los sistemas electrónicos antes mencionados no tienen una ubicación física y no requieren del personal de la administración pública en tiempo real para su uso; son de libre acceso a los administrados desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a internet, generando que se pueda presentar documentos a cualquier hora. Esto genera interrogantes a la administración pública respecto al tratamiento legal que se debe dar a los documentos presentados mediante sistemas electrónicos, puesto que hoy se ha convertido para el administrado en una vía alternativa a la mesa de partes física tradicional, ubicada en el local de la entidad.

Así, considerando que la mesa de partes física no está disponible las veinticuatro horas del día, en tanto tiene un horario restringido de atención, la administración pública se ha planteado como interrogante si, en aras de mantener la uniformidad de las mesas de partes, los documentos presentados por mesa de partes virtual solo deben ser considerados presentados el mismo día de su presentación si se presentan en el horario de atención de la mesa de partes física, siendo que los presentados fuera de dicho horario se entenderán presentados al día siguiente. 

Por ello, algunas entidades públicas han optado por restringir el horario para la presentación de documentos por mesa de partes virtual al mismo horario de presentación de documentos que la mesa de partes física. Por tal motivo, para estas entidades, un escrito que sea válidamente presentado en un determinado día, pero fuera del horario de atención de la entidad, se entenderá como presentado al día siguiente y no en la fecha de su presentación efectiva.

Como podrá estar intuyendo el lector, esta actuación por parte de la administración pública cobrará relevancia cuando se trate de fechas en las que venza algún plazo, como puede ser el de presentación de recursos administrativos o subsanación. Así, por dar un ejemplo, si se presenta un escrito de apelación por mesa de partes virtual el último día de vencimiento para ello, pero fuera del horario de atención de la entidad, ¿ el recurso es procedente o improcedente por haber sido presentado de manera extemporánea?

 

SOBRE LA BARRERA BUROCRÁTICA

Al respecto, en la Resolución Nro. 222-20232/CEB-INDECOPI, la Comisión de Eliminación de Barreras Burocráticas del INDECOPI (en adelante, la Comisión), nos da ciertas luces respecto a dicho tema. Para ello, es importante repasar brevemente qué es una barrera burocrática y cómo puede ayudarnos a zanjar la pregunta antes planteada.

Conforme a lo dispuesto en los artículos 1 y 3 de la Ley de Prevención y Eliminación de Barreras Burocráticas, aprobada por Decreto Legislativo 1256 (en adelante, el Decreto Legislativo 1256), a través del procedimiento de eliminación de barreras burocráticas es posible evaluar el comportamiento, manifestación y/o actividad material de una entidad si se advierte alguna exigencia, requisito, limitación, prohibición y/o cobro que genere una presunta afectación: (i) al acceso o permanencia de agentes económicos en el mercado; o, (ii) a administrados en la tramitación de procedimientos administrativos sujetos a las normas y/o principios que garantizan la simplificación administrativa.

Por tal motivo, en atención al supuesto (ii) antes señalado, la limitación horaria para presentar documentos a través de la mesa de partes virtual, en el marco de un procedimiento administrativo, consiste en una barrera burocrática que puede ser conocida por INDECOPI, quien evaluará su legalidad y/o carencia de razonabilidad.

 

SOBRE LA RESOLUCIÓN BAJO COMENTARIO

El caso bajo comentario, consistió en que OEFA, en el marco de un procedimiento sancionador,  declaró improcedente el recurso de apelación de un administrado contra una Resolución Directoral de dicha entidad, que le impuso una multa y el cumplimiento de una medida correctiva. Ello, en atención a que el administrado interpuso el recurso el último día en el que vencía el plazo, pero fuera del horario laboral de la mesa de partes física. 

Así, la Comisión señaló que si bien en el artículo 149 del TUO de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (en adelante, el TUO De la LPAG) se aprecian las reglas para el establecimiento del horario de atención de las entidades públicas, se advierte que esta no regula el horario de recepción de los documentos a través de la mesa de partes virtual de las entidades públicas.

Al respecto, la Comisión señaló que cualquier acto o disposición administrativa -sobre la transmisión de datos a distancia- debe ser contrastado con el artículo 134 del TUO de la LPAG, que es la norma que regula la recepción de documentos por esta vía y que no limita o restringe la presentación de documentos por estos medios al horario de atención presencial al público de la entidad administrativa. Asimismo, indicó que dicho artículo no puede ser interpretado de manera restrictiva, sino, de manera amplia, esto es, en beneficio de los administrados, con el objeto de favorecer la admisión de las pretensiones de los administrados, eliminando toda complejidad innecesaria, a fin de que prevalezca siempre la finalidad del acto procedimental.

A criterio de la Comisión, el marco legal no establece algún límite o restricción vinculada con el horario en el que deberán ser ingresados los documentos de los administrados. Sumado a ello, la Comisión también señaló que el marco legal vigente a la fecha de los hechos de la denuncia reconoce expresamente que, desde el registro de la documentación en los medios de transmisión a distancia de la entidad, el escrito se tendrá por recibido, es decir, independientemente de la hora en la que se remitió la documentación. 

Por lo expuesto, la Comisión declaró que OEFA desconoció lo dispuesto en el artículo 134 del TUO de la LPAG, vulnerando así el principio de legalidad contemplado en el artículo IV del Título Preliminar de la misma norma, declarando barrera burocrática ilegal la limitación de remitir el recurso de apelación a través del sistema de transmisión de datos de OEFA únicamente en el horario institucional de atención al público.

 

REFLEXIONES FINALES

Como se ha señalado, la pandemia generó un cambio en el uso de sistemas electrónicos para la presentación de documentos o mesa de partes virtuales, siendo cada vez más frecuente su uso para la presentación de documentos ante la administración pública, inclusive estableciéndose un marco normativo que favorece y estimula su uso. Sin embargo, estas tienen características propias que la diferencian de la mesa de partes presencial, como lo es estar permanente activas las veinticuatro horas del día. 

Debido a estas características propias de los sistemas electrónicos para la presentación de documentos, no se le debe aplicar necesariamente las mismas reglas que aplican a la mesa de partes física. Para ello, es necesario interpretar las reglas que rigen los sistemas electrónicos y de medios de transmisión de datos a distancia de una manera que favorezca la admisión de las pretensiones de los administrados.

Por ello, considero un acierto lo resuelto por la Comisión en la Resolución Nro. 222-20232/CEB-INDECOPI, que de una interpretación del marco normativo que regula la presentación de documentos por la vía “no presencial”, declara como barrera burocrática ilegal el establecimiento de restricciones horarias para la presentación de documentos virtuales en el marco del procedimiento administrativo de OEFA.

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